Stand: 28. August 2026. Dieser Beitrag ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.

Seit Februar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, für KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden zu sorgen (Art. 4 EU AI Act). Seit Anfang August wird diese Pflicht zum ersten Mal aktiv beaufsichtigt. Damit verschiebt sich die Frage, die uns Geschäftsführungen am häufigsten stellen: nicht mehr „Gilt das für uns?“, sondern „Was müssen wir vorzeigen können?“

Was Artikel 4 verlangt — und was nicht

Zunächst das, was viele überrascht: Vorgeschrieben ist kein bestimmtes Zertifikat, keine Prüfung und kein Mindest-Score. Seit der Digital Omnibus Ende Juli den Wortlaut abgeschwächt hat, ist Artikel 4 eine Bemühenspflicht: Unternehmen müssen kein garantiertes Kompetenzniveau sicherstellen, aber nachweisbare Maßnahmen ergreifen, um KI-Kompetenz zu fördern. Das Wort, an dem alles hängt, ist „nachweisbar“. Ein Bemühen, das nirgends dokumentiert ist, existiert im Zweifelsfall nicht.

Die drei Fragen, die jeder Nachweis beantworten muss

Ob eine Behörde, ein Konzernkunde oder ein Wirtschaftsprüfer fragt: Die Prüfung läuft im Kern immer auf drei Fragen hinaus. Erstens: Wer? Kompetenz ist rollenbezogen — die Anforderungen an eine Sachbearbeiterin mit Copilot unterscheiden sich von denen an ein Team, das Kundenkommunikation mit KI erstellt. Zweitens: Was? Belegt werden muss tatsächliches Können, nicht die Teilnahme an einer Veranstaltung. Drittens: Wann? Ein Nachweis von vor zwei Jahren sagt wenig über den Umgang mit Werkzeugen, die es damals noch gar nicht gab.

Was in der Praxis nicht als Nachweis trägt

Drei Formen tauchen in fast jedem Unternehmen auf und bestehen den Praxistest nicht. Die Teilnahmeliste: Sie dokumentiert Anwesenheit, sonst nichts. Die einmalige Schulung aus der Vergangenheit: Sie belegt ein historisches Bemühen, kein aktuelles. Und das generische Quiz-Zertifikat: Ein Quiz misst Wissen über KI, nicht den Umgang mit KI — den Unterschied kennen inzwischen auch die, die fragen.

Was ein belastbarer Nachweis enthält

Ein Nachweis, der die drei Fragen beantwortet, hat vier Bestandteile. Ein KI-Inventar, das festhält, welche Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden — auch die nicht freigegebenen. Rollenbezogene Kompetenzprofile, die festlegen, was die jeweilige Nutzung erfordert. Eine Messung, die tatsächliches Verhalten bei echter Arbeit zeigt statt angekreuzter Definitionen. Und ein Datum samt Wiederholungsrhythmus, damit der Nachweis aktuell bleibt und Fortschritt sichtbar wird.

Der Nachweis ist nicht nur für die Aufsicht

Die Behörde ist in der Praxis selten der erste, der fragt. Ausschreibungen, Konzernkunden und Wirtschaftsprüfer verlangen einen Nachweis über KI-Kompetenz im Team zunehmend von sich aus, unabhängig davon, wie streng Artikel 4 am Ende ausgelegt wird. Wer den Nachweis nur für den Fall einer Prüfung aufbaut, unterschätzt, wie oft er vorher gebraucht wird.

Wie proveo den Nachweis führt

proveo setzt an der Stelle an, an der Teilnahmelisten und Quiz-Zertifikate aufhören: beim beobachtbaren Verhalten. Mitarbeitende bearbeiten realistische Fallaufgaben aus ihrem eigenen Arbeitsbereich in einem Workspace mit Editor und KI-Chat. Bewertet wird der Weg zum Ergebnis entlang von vier Dimensionen — strategischer Tool-Einsatz, Interaktionsqualität, kritische Kontrolle, fachlich geführtes Prompting. Das Ergebnis ist ein datierter, wiederholbarer Kompetenzbeleg, der zeigt, wo das Team steht und ob Maßnahmen wirken.

Fazit

Artikel 4 schreibt keinen bestimmten Nachweis vor — aber jede Stelle, die fragt, erwartet einen, der Wer, Was und Wann beantwortet. Teilnahme und Wissen beantworten diese Fragen nicht. Beobachtetes Können bei echter Arbeit, datiert und wiederholt, beantwortet alle drei.